Tilbudsforespørsel: Visuell profil – Identitetshåndbok

Last ned tilbudsdokument:

Norsk Folkehjelp skal ha en ny visuell profil som favner om alle aspekter av vårt viktige arbeid, og vi trenger et byrå med god erfaring, kreative innspill og en stødig hånd som kan bistå oss med dette.

Oppdraget går ut på å utvikle en identitetshåndbok som legger føringer for tone of voice, bruk av logoer, fargepallett, typografi og andre visuelle elementer.

Formål og omfang

Formål

• Utvikle en visuell profil som reflekterer organisasjonens verdier og formål. 

• Skape en enhetlig visuell identitet for Norsk Folkehjelp til bruk i trykte og digitale kommunikasjonsflater, både internt og eksternt. 

Oppdragets omfang (leveranse)

• Merkevarestrategi
  • Avhenger av strategioperasjonalisering i separat prosess, implementeres i profil
• Fargepalett (grønnfargen videreføres)
  • Farger som reflekterer Norsk Folkehjelps identitet og kultur.
  • Fargene skal være konsistente gjennom alle visuelle elementer.
• Typografi
  • Skrifttype som er lett å lese og passer med Norsk Folkehjelps stil.
  • Skrifttypen skal være konsistent på tvers av alle plattformer og kommunikasjonskanaler.
• Bilder, illustrasjoner og ikoner
  • Implementere bildemanér fra egen separat workshop
  • Lage et dekkende ikonbibliotek
  • Kart – Norge/Verden vektorbaserte
• Layout og design
  • Layout som er ren, organisert, kreativ og brukervennlig.
  • Designet skal være konsistent på tvers av alle plattformer og kommunikasjonskanaler.
• Maler for trykk, web, some, dokumenter, profilering, profiltøy, uniformer og kjøretøy
  • Dokumentmaler for rapporter, signaturer, presentasjoner, postalia osv
  • Sosiale medier/videografikk
  • Implementere grafikk for sosiale medier som er i tråd med Norsk Folkehjelps visuelle identitet.
  • Grafikken skal være engasjerende og relevant for målgruppen.
  • Maler for uniformer må inn, men i tett samarbeid med sanitetsvirksomheten
  • Maler for profilering av kjøretøyer i Norge og internasjonalt. Her vil behovene være ulike og må kartlegges
• Identitetshåndbok - Retningslinjer
  • Lag en detaljert veiledning for hvordan de visuelle elementene skal brukes.
  • Retningslinjene skal inkludere spesifikasjoner for logobruk, fargepalett, typografi, bilder, ikoner, layout, design og sosiale medie-grafikk , samt de overordnede retningslinjene for merkevarestrategi, hierarki og tone of voice.
• Merkevarehierarki
  • Vår logo i lokallag, landkontorer og aktivitetsområder
  • Vår logo sammenstilt med logoen til donorer, partnere og andre samarbeidspartnere
• Tone og stemme – workshop
  • Definere tone og stemme for Norsk Folkehjelps kommunikasjon. Dette skal reflektere organisasjonens personlighet og verdier.

Retningslinjer for design 

• NB: Det ligger ikke i dette prosjektet å endre den eksisterende logoen til Norsk Folkehjelp. Det innebærer at grønnfargen i logomerket også må videreføres i ny designprofil. 
• Ivareta gode assosiasjoner med merkevaren: 
  • Understreke visuelt at Norsk Folkehjelp er en global humanitær solidaritetsorganisasjon 
  • Synliggjøre at vi er en av Norges største beredskapsorganisasjoner 
  • Identitetshåndboken skal inneholde både retningslinjer for designprofil og føringer for merkevarebygging, bildebruk og tone of voice i Norsk Folkehjelp. 
• Tilrettelegge for digitalisering av Identitetshåndbok, grafikkfiler og maler. 

Fase 1: Innsikt, kartlegging og forankring.  

• Første fase av anskaffelsen innebærer å skaffe seg innsikt, kartlegge og forankre prosjektet i organisasjonen. I denne fasen må det jobbes systematisk med avdelinger, landkontorer og medlemsorganisasjonen for å kartlegge behov og forankre prosessen med å definere og skape en ny visuell profil. Resultatet av kartleggingsprosessen vil danne grunnlag for etablering av ny identitetshåndbok og digital plattform (DAM). 

Fase 2: Utvikling av profil og verktøykasse; operasjonalisering og digitalisering av ny identitetshåndbok.  

• Den nye identitetshåndboka skal være et førende styringsverktøy for det visuelle uttrykket til hele Norsk Folkehjelp, både nasjonalt og globalt, med retningslinjer, malverk og verktøy som gir organisasjonen en enhetlig, profesjonell og moderne visuell profilering av organisasjonen.  

Krav til leverandøren 

Krav 1: 

Leverandøren skal ha meget god leveransekapasitet, sette av tilstrekkelig med ressurser og kunne dokumentere fagkompetanse innenfor merkevarebygging, profilutvikling og utvikling av identitetshåndbok.   

En oversikt over leverandørens: 

• Totale bemanning + organisasjonskart 

• Beskrivelse av leverandørens tekniske personell eller tekniske enheter leverandøren disponerer over til oppfyllelse av kontrakten, enten de tilhører foretaket eller ikke. Herunder skal beskrivelsen inneholde en oversikt over relevante kompetansekategorier med antall ressurser. 

• Dokumentasjonen skal være maks 5 (fem) A4 sider totalt 

Krav 2: 

Leverandøren skal ha meget god og relevant erfaring fra tilsvarende oppdrag med  samme kompleksitet og lignende utfordringer. Vi legger vekt på leverandørens kompetanse på digital- og some-design.

Beskrivelse av leverandørens 3-5 mest relevante leveranser de siste 4 år. 

Beskrivelsen må inneholde: 

• Opplysninger om oppdragets art, verdi, tidspunkt, samt navnet på den offentlige eller private mottaker. 

• Leverandørens rolle i prosjektet 

• Dokumentasjonen skal være maks 5 (fem) A4- sider totalt + utfylling av vedlegg 1 Referansetabell, arkfane referanser 

Miljø- og sosiale ledelsessystemer

Norsk Folkehjelp er medlem av merkeordningen Miljøfyrtårn. Vi ønsker å påvirke det grønne skiftet og ser positivt etter leverandører som har, eller er i gang med sertifiseringer og tiltak.

Derfor ber vi tilbydere gjøre rede for eventuelle eksisterende systemer for oppfølging av miljø og sosialt ansvar, merkeordninger eller annet som er iverksatt i organisasjonen som del av besvarelsen.

Oppdragets varighet og honorar

Vi ønsker å starte oppdraget i september 2024 og skal presentere en ferdig identitetshåndbok for Sentralstyret i midten av februar 2025. Det vil være et stoppunkt for styret, der de eventuelt kan bidra til å justere retning i desember 2024.

Oppgi estimert timetall og varighet av en slik prosess utfra hva som legges til grunn av leveranser.

Angi forslag til prisstruktur i form av timepris eller fastpris for oppdraget (honorar/periode) og gi opplysning om eventuelle tilleggskostnader utover foreslått prisstruktur. Fakturering må skje med basis i gjensidig signert konsulentavtale og være basert på forventet registrering av foretak i offentlige register.

Tilleggstjenester som ikke omfattes av rådgivningsoppdraget skal avtales særskilt og faktureres etter medgått tid. Timepris for eventuelle tilleggstjenester må oppgis.

Alle fakturaer/kreditnotaer skal utstedes i navnet til Norsk Folkehjelp. Faktura- og ekspedisjonsgebyr aksepteres ikke. Norsk Folkehjelp ønsker elektronisk faktura og betaler netto pr 30 dager.

Norsk Folkehjelp forbeholder seg retten til å holde tilbake omtvistet beløp uten beregning av rente. Rentebelastning av forsinket betaling aksepteres etter til enhver tid gjeldende lover.

Avvik eller forbehold fra ovenstående må spesifiseres i tilbudet. Om ikke avvik er angitt spesifikt i tilbudet anses ovenstående for akseptert.

Selskapet må anerkjenne og respektere Norsk Folkehjelps Etiske standarder for innkjøp, investeringer og markedsarbeid i forbindelse med oppdraget. Det er videre et krav at alle leveranser eller aktiviteter selskapet er involvert i ikke kan være i konflikt med anerkjente folkerettslige prinsipper, internasjonale sanksjoner eller konvensjoner. Norsk Folkehjelp forbeholder seg retten til å sjekke og evt. utelate tilbydere som ikke vurderes til å være på linje med ovenstående krav.

Se Norsk Folkehjelp | Etikk for mer detaljer.

Tilbudsprosess

Siste frist for innlevering av tilbud er 20.09.24 kl. 12.00. Basert på kriterier for oppdraget, vil vi invitere de mest aktuelle leverandørene til å presentere seg og gjennomgå sitt tilbud.

Tilbudet skal også inneholde følgende elementer:

• Firmaopplysninger inkl. nøkkeltall for selskapet

• Kontaktinformasjon om tilbyders hovedkundeansvarlig

• Referanseliste – oppgi min. 2-3 kunder eller kontakter som er relevante for Norsk Folkehjelp

• Firmaets etiske retningslinjer og andre relevante sertifikater/dokumenter

• Aksept av Norsk Folkehjelp Etiske standarder for innkjøp, investering og markedsarbeid som vedlagt

Behandling av tilbud

Norsk Folkehjelp forbeholder seg retten til å ikke bare velge løsning basert på pris, men også vurdere realisme i timebruk og kvalitet i leveransen.  

Vi ser for oss å vurdere tilbudet på følgende kriterier: 

• Pris (total og timepris) (30%) 

• Ressurser til å levere høst 2024 vår 2025 (20%) 

• Dokumentert erfaring og gjennomføringsevne 20%) 

• Kreativitet og utforming innenfor gitte rammer (30%) 

Det vil bli foretatt lukket åpning av tilbudene og tilbyderne gis ikke anledning til å være til stede under åpningen. Tilbudene er unntatt offentlighet.

Norsk Folkehjelp forbeholder seg retten til å avvise forsinkede eller mangelfulle tilbud.

Norsk Folkehjelp vil behandle all informasjon fra tilbyder fortrolig. Tilbyder kan ikke offentliggjøre hele eller deler av konkurransegrunnlaget uten skriftlig tillatelse fra Norsk Folkehjelp.

Norsk Folkehjelp vil, før endelig beslutning, invitere til ytterlige presentasjonsmøter med de 2-3 beste tilbydere. Prosessen styres av en intern prosjektgruppe.

Tildelingskriterier

Tildelingen baseres på det totalt sett mest fordelaktige tilbud for Norsk Folkehjelp, og vi forbeholder oss retten til å benytte eller kansellere mottatte tilbud dersom forhold tilsier det er nødvendig.

Adresse, frister og vedståelsesfrist

Spørsmål og henvendelser som gjelder tilbudet skal rettes til:

Torunn Aaslund, Seniorrådgiver kommunikasjon
E-post: taa@npaid.org
Mobil: +47 922 41 002

Alle tilbud skal være Norsk Folkehjelp i hende snarest mulig og senest 20.09.2024 før kl. 12.00.

Tilbud med evt. vedlegg leveres elektronisk til tenders@npaid.org

Tilbudet skal være bindende for tilbyder i minimum 30 dager fra tilbudsfrist.

Eventuelle kostnader for utarbeidelse av tilbud vil ikke bli refundert.

Vedlegg 

Strategi 2023-2027 

Prinsipprogram 

Visuell profil med appendix 

Etiske retningslinjer for innkjøp