Samtykkeerklæring RMS/CRM/Mysoft medlemsregister

Norsk Folkehjelp har et medlemsregister som er levert av Mysoft. Dette er et CRM-system der all informasjon om medlemmer i Norsk Folkehjelp lagres og behandles. Systemet består av flere moduler og deler. Det som gjelder medlemsregister har også en portalløsning kalt RMS.

Mysoft CRM Dynamics har strenge sikkerhetskrav og det er kun utvalgte personer i administrasjonen som har tilgang til systemet. RMS (Regional medlemsservice) er tilgjengelig for mange tillitsvalgte i organisasjonen. Det vil si at de som er registrert med en rolle i et lokalt ledd, regionalt ledd eller nasjonalt ledd har tilgang til nivåer av informasjon.

Norsk Folkehjelp er opptatt av sikkerhet og å beskytte medlemmenes personalia, slik at disse ikke blir utlevert til andre (Les personvernerklæringen vår). Det er likevel slik at tillitsvalgte på forskjellige nivåer i organisasjonen har tilgang til informasjon og kan vedlikeholde og endre på informasjon. Dette er personer som er demokratisk valgt som ledere og valgt/utpekt som medlemsansvarlige i de enkelte organisasjonsledd. Medlemmer som er valgt inn i styrer har også delvis tilgang til informasjonen igjennom lesetilganger. Tilgangen har de for å styre, forvalte og beslutte i de aktuelle nivåene av organisasjonen. Slik som beskrevet i Norsk Folkehjelps vedtekter.

Tillitsvalgte med tilgang til informasjon om medlemmene må bekrefte at de vil behandle all informasjon de har tilgang til gjennom RMS-systemet, med varsomhet og i fortrolighet.

Teksten lyder: Jeg som tillitsvalgt i Norsk folkehjelp med tilgang til RMS bekrefter at jeg skal behandle medlemsinformasjon jeg har tilgang til på en fortrolig og forsiktig måte. Jeg skal ikke dele eller sende slik informasjon til andre utenforstående uten godkjennelse.

Jeg som tillitsvalgt aksepterer at kontaktinformasjon om meg som tillitsvalg, kan deles med andre tillitsvalgte eller med medlemmer i laget. Den kan også deles på enkelt forespørsler om kontakt med/til lokallaget.